Lean Management jest systemem zarządzania organizacją, polegającym na nieustannym eliminowaniu marnotrawstwa, zdefiniowanego jako wszystkie czynności, inwestycje i procesy nie dodające wartości do produktu lub usługi z punktu widzenia klienta.

Efektem Lean Management jest nieustanne zwiększanie wydajności pracy, aby umożliwić organizacji konkurowanie z sukcesem na rynku. Osiąga się ten rezultat nie poprzez redukcję zatrudnienia czy zwiększanie obciążenia pracą, lecz dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników w ciągły proces doskonalenia, oparty przede wszystkim na zdrowym rozsądku.

Filozofia Lean, wywodząca się z przemysłu motoryzacyjnego, jest uniwersalna i ma zastosowanie we wszystkich dziedzinach ludzkiej działalności: usługi, służba zdrowia, organizacje rządowe.

Każda organizacja jest kandydatem do wdrożenia koncepcji Lean Management. Idee eliminacji marnotrawstwa dla szybszego i dokładniejszego zaspokojenia potrzeb klienta zostały zastosowane w branżach takich jak służba zdrowia, bankowość, ubezpieczenia, transport, budownictwo, usługi hotelowe i oczywiście produkcja.

• Brak poparcia dla przemian ze strony najwyższego kierownictwa
• Przekonanie, że przetwarzanie dużymi ilościami (tj. maksymalizowanie wielkości partii produkcyjnej) cechuje się najniższym kosztem
• Przekonanie o konieczności utrzymania dużej ilości zapasów
• Brak pracowników dedykowanych do wprowadzania zmian
• Niskie zaufanie do pracowników liniowych
• Brak czasu na szkolenia, spotkania zespołów i wdrażanie pomysłów
• Niechęć odstąpienia od utartych struktur organizacyjnych

Wszystkie organizacje, które przodują w Lean Management wyróżnia:

• Ciągłość strategii i filozofii zarządzania
• Zdecydowane i konsekwentne poparcie kierownictwa dla działań Lean
• Oddelegowanie najzdolniejszych pracowników do pracy nad Lean
• Nieustanne eliminowanie marnotrawstwa
• Inwestowanie w umiejętności i wiedzę pracowników, przeznaczenie czasu na szkolenia
• Jawny i rozpowszechniony system miar
• Regularne spotkania zespołów usprawniających
• Umiejętne użycie metodologii usprawnień

Preferuje się rozpoczęcie wdrażania w jednej filii. Doświadczenie zdobyte w ten sposób umożliwi modyfikacje i usprawnienia w procedurach wdrażania, które muszą być indywidualnie dopasowane do każdej firmy. W ten sposób drobne błędy zostaną wyeliminowane przed wprowadzeniem systemu na skale całej korporacji.

Przed rozpoczęciem działań należy opracować Koszyk Miar, według którego będzie mierzony postęp. Komunikacja i wizualizacja osiągnięć jest najlepszą reklamą skuteczności systemu. Nie należy również ukrywać popełnionych błędów, gdyż w przypadku ich zatajenia mogą one zostać wyolbrzymione i użyte jako dowody nieopłacalności systemu.

Wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa, zaczynając od prezesa zarządu a kończąc na operatorach maszyn. Jest to prawdopodobnie jeden z najbardziej nadużywanych frazesów, ale bezpośredni udział w działaniach usprawniających przez Prezesa Zarządu jest najlepszą gwarancją sukcesu.

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia wdrażania jest szkolenie kadr zarządzających. Następnie należy wybrać kandydatów na wewnętrznych koordynatorów i włączyć ich we wszystkie działania związane z wdrażaniem systemu. Kolejno należy stworzyć struktury organizacyjne takie jak Komitet Sterujący, który stworzy wizję sukcesu i ułoży strategiczny plan wdrażania zmian. W momencie, kiedy część załogi nabędzie wstępną wiedzę, można przystąpić do tworzenia autonomicznych zespołów w miejscu pracy, które będą pracowały na eliminacją marnotrawstwa, proces po procesie.

Mierzenie rezultatów jest jednym z czynników decydujących o sukcesie programu przemian. Pomiar postępu w środowisku Lean wymaga wielu tradycyjnych i nietradycyjnych miar. Niektóre z często stosowanych to:

Niektóre przedsiębiorstwa rozpoczynają wdrażanie od zastosowania kilku narzędzi Lean Management, np. 5S, Praca Standaryzowana lub SMED. Pomimo, że na samym początku te narzędzia mogą przynieść korzyści, nie będą one trwałe, jeżeli nie zostaną poparte pozostałymi narzędziami. Lean Management to nie menu, z którego można wybierać dowolne pozycje, lecz holistyczny system przemian mający na celu poprawę organizacji pracy w całej firmie.

Koncepcja Lean Management ma zastosowanie we wszystkich działach przedsiębiorstwa, także nie związanych bezpośrednio z produkcją, np. sprzedaż, księgowość, dział techniczny, itp. Wszędzie tam gdzie zachodzi proces można wdrożyć Lean. Często zresztą sukces w obszarach administracyjnych ma krytyczne znaczenie dla powodzenia Lean Management w całym przedsiębiorstwie. Dla określenia zastosowania filozofii Lean w obszarach nieprodukcyjnych zaczęto używać określenia Lean Office

Takie przypadki zdarzają się nie rzadko. Warto odczekać dłuższy okres — minimum 6–12 miesięcy — aby ustabilizować organizację i ponownie podjąć próbę wdrożenia. Doświadczenie pokazuje, że firmy które podchodzą do wdrożenia Lean po raz drugi mają 80% szansy na sukces.